Turli yig‘ilish, kеngash va boshqa tur anjumanlarning borishini, majlis qatnashchilarining chiqishlari va ular qabul qilgan qarorlarni aniq, siqiq holda qayd qiluvchi rasmiy hujjat bayonnama deyiladi. Bayonnomani yozishni tashkil qilish kotibning asosiy vazifalaridan biridir. Bayonnoma oldindan tayinlangan kotiblar tomonidan tuziladi va rasmiylashtiriladi. Yig‘ilishda ko‘rib chiqilgan masalalar yuzasidan bildirilgan barcha fikr mulohazalar, tanqid va taklifiar bayonnomada yoritilishi lozim. Bu axborotlarning aniqligi, to‘liqligi uchun ma’sul hisoblangan majlis raisi va kotibi bayonnoma oxiriga imzo qo‘yadilar.